Se te echa el tiempo encima, te cuesta sacar tareas adelante, tu organización es algo caótica… Si te sientes identificado con alguno de estos factores, sin duda necesitas aprender a gestionar el tiempo mejor. La mejor forma de hacerlo es con la matriz de Eisenhower.
La matriz Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo. Es muy útil para distinguir las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse. También puedes utilizar para delegar tareas a otro responsable o, incluso, eliminarlas de la lista de pendientes. En otras palabras, su finalidad es jerarquizar la carga de trabajo.
Si te sientes bloqueado, o no sabes por dónde empezar la larga lista mental de tareas pendientes, tanto es así que puede que incluso dentro y fuera del trabajo sumes cosas por hacer, la Matriz de Eisenhower es especialmente útil para ti. También lo es si te sientes estresado por las nuevas tareas que te pueden entrar con urgencia, en particular si te hacen dejar cosas a medias y después no sabes dónde retomar.
Esta es tu herramienta para gestionar el tiempo, saber priorizar tareas y tomar decisiones en pro de tu tiempo. Dicho esto, ¿cómo puedes utilizarla correctamente?
La matriz o caja de Einsehower es una práctica sencilla y altamente efectiva. Pero, ¿por qué es tan efectiva? Pues bien, te permitirá averiguar cómo gestionar tus tareas para que las más importantes no sean comidas por las tareas urgentes, repentinas e inesperadas.
La idea principal es que puedes organizar tus tareas en cuatro cuadrantes, tal y como mostramos más abajo, en base a dos criterios de importancia y urgencia, que darán como resultado cuatro tipos de tareas con diferentes niveles de prioridad:
- Tareas importantes y urgentes: reciben el nivel de prioridad 1 y debes enfocar toda tu atención y dar máxima prioridad en completarlas.
- Tareas importantes, pero no urgentes: son tareas que están en el medio o largo plazo, tienen impacto en tu desarrollo profesional y personal pero no tienen una fecha de vencimiento explícita. No las debes dejar de lado y serían tu segunda prioridad si ya has cubierto las tareas del primer cuadrante y no tienes nada urgente encima de la mesa.
- Tareas no importantes, pero urgentes: son las tareas que puedes delegar o programar una vez has resuelto las tareas del primer cuadrante.
- Tareas no importantes y no urgentes: son las tareas que debes dejar de lado o incluso eliminar, y usar ese tiempo para las tareas del cuadrante 1 y 2.
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En definitiva, la matriz de Eisenhower es una herramienta que te ayudará a:
- Salir de ese bloqueo o parálisis que ocurre cada vez que sientes que no sabes por dónde empezar. También verás a simple vista cuáles son las tareas que realmente necesitan de tu atención en ese preciso momento y las que pueden esperar otro día.
- Enfocarte en tus metas a largo plazo eliminando el trabajo superficial que sólo te distrae y consume tiempo valioso, y que además, no tiene impacto sobre tu desarrollo. Esto te posibilitará delegar o eliminar esas tareas que te impiden programar o sacar adelante aquellos proyectos que sí requieren de ese tiempo. Verás que supone realmente una mejora en tu vida personal y laboral.
- Ejercitar la toma de decisiones. Al usar la matriz como un medio para evaluar tus tareas o tomar decisiones, conseguirás reducir la carga emocional. Además, tu cerebro comenzará a hacer nuevas conexiones que te ayudarán a identificar con rapidez la diferencia entre lo que es importante y no lo es.
Para que saques el máximo rendimiento a esta herramienta lo primero que debes hacer es sentarte, tomar el tiempo necesario para analizar tus tareas y objetivos, clasificarlas en actividades que puedes desarrollar y poner atención en los plazos de tiempo que fijas o demandan ser realizados.
Recuerda ¡tú eres quien haces, pero no olvides que eres al mismo tiempo mucho de eso que haces!
Si a pesar de esta herramienta aún se te atraganta un poco la gestión del tiempo, delegar o cualquier otra circunstancia, recuerda que en Addtimme tienes una gran variedad de coaches especializados para acompañarte a lo largo de tu desarrollo profesional.
-La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo.
-La matriz te permitirá poner los límites necesarios para ocuparte en lo verdaderamente urgente e importante, en aquello que es importante y que no debes dejar de abordar. Tendrás la capacidad para delegar o desechar todo aquello que hace ruido y limita que fluya lo que impacta en tu verdadero desarrollo y desempeño (profesional y personal).
-Para que funcione la matriz, recuerda tomarte el tiempo necesario en analizar tus tareas y objetivos y clasificar las actividades.